Coupa s’adapte pour soutenir ses clients avec Asana

Coupa transforme la gestion des dépenses en entreprise. La société gère plus de 4 000 milliards de dollars auprès de plus de 3 000 clients, dont Nestlé, Salesforce et Unilever. La première des valeurs fondamentales de Coupa est la « réussite client ». C’est sur ce point que se concentre son organisation Value Services composée de 1 000 collaborateurs, répartis dans des équipes dédiées aux services professionnels, à la gestion des comptes, à l’expérience client, au service client, etc. Son objectif ? Libérer le plein potentiel des clients pour qu’ils excellent dans leur travail.

En 2020, l’organisation Value Services a mis en place un bureau de gestion de projet (PMO) pour regrouper le travail de ses équipes. La direction a choisi Asana pour le fonctionnement de ce PMO. Cette infrastructure l’aide à visualiser la feuille de route du service, à fournir des services de gestion de programme et de projet et à introduire des processus efficaces permettant l’évolution des équipes Value Services.

Aujourd’hui, Asana sert de source unique de référence pour la hiérarchisation et l’exécution des projets Value Services. Des intégrations telles que JIRA, Salesforce, Confluence, Slack et Gmail permettent aux équipes d’accéder à Asana en toute flexibilité. Cela a éliminé les silos et favorisé la transparence dans l’ensemble de l’organisation Value Services, des contributeurs individuels à la direction.

Montrer à l’organisation les possibilités d’un PMO sur Asana

Avant Asana, il n’existait pas d’espace de travail centralisé pour le suivi et la gestion des initiatives au sein de l’organisation Value Services chez Coupa. Les équipes utilisaient différents outils et feuilles de calcul. Le résultat ? Un travail dispersé et des difficultés pour les dirigeants d’avoir une vision globale de l’avancée des progrès.

Pour permettre à l’organisation Value Services de rationaliser le travail, d’évoluer et d’accélérer sa croissance, la direction a mis en place un PMO pour trouver des solutions répondant à ces besoins. Elle s’est tournée vers Asana pour fournir une base solide à son développement. Il lui fallait une plateforme efficace pour effectuer des rapports sur la progression de projets entre différentes équipes, bénéficier d’une plus grande transparence sur le travail de chacun et les échéances, et s’assurer qu’aucune tâche ne se perde.

Le PMO servant à la gestion de projet et de programme des initiatives de Value Services, un processus de réception officiel était nécessaire pour pouvoir organiser et hiérarchiser les demandes de manière cordonnée et objective. Asana offrait la possibilité de gérer les demandes, d’obtenir une vue d’ensemble du travail en cours et de repérer et regrouper le travail en double en un seul lieu. 

Une fois Asana sélectionné, le PMO est devenu déterminant pour la plateforme (et la gestion de projet) au sein de l’organisation Value Services. Peu à peu, la plateforme a été adoptée par d’autres équipes. Des séances de formation enregistrées ont été proposées, avec des processus et des présentations étape par étape sur l’utilisation des services de PMO et l’organisation des projets sur Asana. Au fur et à mesure que d’autres équipes ont découvert la plateforme, leur intérêt et son adoption ont augmenté. 

Pour en favoriser l’adoption, Rhonda Cusack, chef de projet principal du PMO et ambassadrice Asana, a créé un canal Slack interne très actif appelé @all-things-asana. Elle y publie des notes de version et des conseils sur Asana, et les collaborateurs de Coupa y posent des questions et partagent de bonnes pratiques.

Le parcours des initiatives sur Asana, de la demande à la livraison

Aujourd’hui, Value Services suit ses initiatives à venir et en cours sur Asana, ce qui aide les clients à atteindre leurs objectifs commerciaux, de la mise en œuvre de Coupa à son adoption et au-delà. Les projets comprennent la mise en œuvre de nouveaux outils tels qu’un CMS, un système de gestion d’apprentissage et une plateforme de communication client pour les gestionnaires de compte.           

Les équipes de Value Services peuvent demander une assistance pour la gestion de projet et de programme sur le PMO via un système de bout en bout sur Asana. Celui-ci prend en charge les projets, de la demande à la livraison, en passant par la feuille de route. Voici comment cela fonctionne.

Étape 1 : hiérarchiser les demandes de projet à l’aide d’un formulaire de réception Asana

Pour que le PMO puisse prendre en compte une demande d’assistance, l’équipe de Value Services doit soumettre son initiative via un formulaire Asana qui évalue la priorité des projets. 

Le formulaire demande notamment les informations suivantes : le cas d’utilisation commerciale, les sponsors exécutifs, les équipes impliquées, le calendrier et la nécessité ou non d’un support technique. Il demande également aux personnes ayant envoyé le formulaire de relier l’initiative à au moins l’un des trois objectifs organisationnels suivants : la mesure et la visibilité, l’innovation en matière de services, ainsi que l’évolution et l’efficacité.

Une valeur numérique est attribuée à chaque réponse à choix multiples dans le formulaire Asana. Par exemple, une réponse peut « gagner » un, trois ou cinq points. L’équipe du PMO utilise la moyenne de ces scores pour obtenir un numéro de priorité général qui l’aide à classer l’initiative par rapport à d’autres.

Ce système permet de prendre des décisions plus rapidement et objectivement pour allouer des ressources. Le formulaire Asana aide également l’équipe du PMO à collecter des informations importantes sur le projet dès le départ pour commencer le travail plus rapidement. 

Maya Khalidi, responsable du PMO, déclare : « Si les équipes veulent ajouter un projet à la feuille de route, elles doivent remplir notre formulaire de réception Asana. Notre sponsor exécutif soutient entièrement ce processus, ce qui en facilite l’adoption. » 

Lorsqu’un formulaire est envoyé, une tâche correspondante est créée et apparaît dans le tableau de réception de projet sur Asana, où l’équipe du PMO étudie la demande et son classement par ordre de priorité. Avec la fonctionnalité d’ajout de tâches à plusieurs projets d’Asana, elle peut transférer les initiatives approuvées dans un autre projet Asana appelé « feuille de route Value Services », qui identifie et suit toutes les tâches à venir et en cours. 

Étape 2 : préparer les projets à venir dans la feuille de route Value Services

La feuille de route Value Services offre à la direction une vue d’ensemble sur les projets au sein de l’organisation. Chaque tâche du projet Asana représente une initiative dans la file d’attente, et les champs personnalisés facilitent le tri, le filtrage et la création de rapports. Ces champs sont automatiquement remplis par le formulaire d’origine et comprennent le niveau de priorité, le statut d’approbation, le trimestre de livraison et l’objectif stratégique auquel il correspond.

Au cours de cette étape préalable au lancement, l’équipe peut coordonner toutes les parties prenantes, recueillir les exigences du projet et convenir des jalons. Les initiatives nécessitant le soutien de l’équipe technique du PMO entraînent la création automatique d’une sous-tâche Asana, attribuée à l’équipe technique pour approbation, via les règlesAsana. Ceci garantit l’alignement interfonctionnel concernant les priorités de la feuille de route et la visibilité au sein des deux organisations du PMO.

Une fois le travail lancé, le PMO convertit la tâche Asana en projet Asana. Toutes les données du formulaire de demande d’origine sont transférées dans la section Aperçu du projet et dans les champs personnalisés pour plus de contexte.

Étape 3 : suivre le travail actif dans un portefeuille « En cours » sur Asana

Les nouveaux projets sont automatiquement ajoutés au portefeuille « En cours » de l’équipe du PMO sur Asana. Celui-ci offre une vue d’ensemble de tous les projets actifs. Il est facile de voir leurs échéances, leur statut (en vert, jaune et ou rouge), les équipes de Value Services concernées et plus encore.

Les équipes peuvent collaborer et suivre l’avancée du travail dans le projet Asana. Des mises à jour de statut détaillées de chaque projet sont publiées toutes les deux semaines. L’équipe du PMO a créé un modèle cohérent pour ces mises à jour. Celui-ci comprend l’objectif, le travail accompli au cours des deux dernières semaines, les obstacles qui nécessitent une attention particulière et les prochaines étapes. Rhonda Cusack déclare : « Asana offre une visibilité cohérente qui permet à nos dirigeants d’être au clair sur les initiatives et les objectifs de la feuille de route. Ils peuvent commenter directement les mises à jour de statut pour poser des questions de suivi, et peuvent facilement cliquer sur le projet pour obtenir plus d’informations. »  

Pour la création de rapports cohérents sur les indicateurs de performance clés de l’organisation, Pierce Bartolo, associé du PMO, a créé un tableau de bord qui suit l’ensemble du travail du portefeuille « En cours ». Il regroupe notamment le nombre de projets actifs par équipe, le nombre de projets par catégorie de statut et le pourcentage de projets livrés dans les temps. Les projets terminés sont déplacés vers un portefeuille intitulé « Projets terminés » sur Asana.

Soutenir la réussite client chez Coupa avec un PMO sur Asana

Depuis la création du PMO sur Asana, le gain de temps total de l’organisation Value Services de Coupa a été estimé à +658 % entre 2020 et 2023. Le PMO aide ses équipes à évoluer et donne aux dirigeants une visibilité sur les initiatives au sein de l’organisation, grâce à une feuille de route hiérarchisée et des rapports de progression standardisés. Le transfert des processus sur Asana a permis de rationaliser la collaboration entre le PMO et les équipes avec lesquelles il travaille, ce qui permet de récupérer environ 135 jours de travail par an, auparavant consacrés au travail, pour se concentrer sur des tâches plus importantes.

Le PMO continuera de présenter la valeur d’Asana et de la gestion de projet aux équipes de Coupa, pour les aider à optimiser leurs performances dans un contexte où l’entreprise cherche à ce que les dépenses soient plus efficaces, équitables et durables.